こんにちは。でごです。久しぶりに仕事の話です。外出ができなさ過ぎて仕事するかウマ娘するかモンハンするかみたいな日々です。モンハンのアプデはよ来てくれ。
リモートワークがなし崩し的に始まり、出社とリモート組み合わせるぞ的な方針になってぼちぼち1年。初年度は全員が参加できるTeamsでチーム（slackで言うとワークスペース？）を立ち上げ、雑談したり部署をまたいだ質問を投げたりする環境を作りました。まだまだ活用してくれてる人は限定的ですが…。
その後もポチポチ個人的にpower automateで自動化した実績をシェアしたり、案外知られてなさそうなショートカットを紹介したりしているうちに、「自分が普通に思ってることが、他の人に役立つ情報だったりするな」「こんなん聞いてええんかな？とためらってることが、実は他の人たちも抱えてる疑問だったりするな」ということが明らかになってきます。その後やってみたこと、気づいたことを今日は書いていこうと思います。
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何をしたのか
タイトルにある『実はよくわからん業務座談会』とはなんぞや？これは、仕事を進める上で踏まねばならない手続き、使っているシステムの操作、エクセルでこんなことできないか？といった『日々の業務でちょっとわからんこと』を集めて、その場で話し合う座談会です。リモート開催しました。
事前に集めた質問をお題としてパワポを作成。画面共有しながら、質問内容や回答をその場で書き込み。チャットでも好き放題コメント。実際の操作画面を見たほうがええわ！という時は画面切り替えて実演の様子を見る/見てもらう。そんな会です。
職場で「この業務とか、システムとか、ちょっとよくわかってないんですよね座談会」を開催したんですけど、めちゃ良かったですね。わざわざ聞くまでもないかなーと抱えてた問いがポロポロ出て、わかる人がすぐ解決して……の楽しい時間だった。全社雑談できるteamsの部屋とも連動して続けられそう。
— でご (@dego98) 2021年4月17日
リモートだと特に「わざわざ聞くまでもないかな？」思考になりがちな気がするので、チャットでパッと聞ける環境づくりや、座談会のように「わざわざ聞いて良い」場づくりによって「自分だけじゃないかもしれないからわざわざ聞こう！！」ムードが作れたら良いな。
— でご (@dego98) 2021年4月17日
「リモートワークでちょっとした雑談・相談ができなくなった」のホントのところ
リモートワークがうまくいっている企業ではそもそも『ちょっとしたことでも気軽に相談する』ことが推奨されている文化や方針が醸成されているのだとは思いますが…。そんな文化が醸成されていないところでは、やはり横にいた人がいなくなって、物理的な距離ができたことで、「ねえちょっと教えてよ」がやりづらくなったのは、事実としてあると思います。私は何も気にせずチャットしちゃうんだけど（中学くらいからチャットやMSNメッセンジャー文化圏出身）
そうでもない文化の場合は、「ちょっといいですか？」と声をかけて質問したり相談したりするのは、同じ空間にいる場合の話のついでだったり、相手の状況を見ながらタイミングをはかれるけど、『相手の様子がわからない』リモート時においては『わざわざ聞くのもな…』と自ら壁を作ってしまうケースもあるように思います。
その『わざわざ』感に悩んでいるうちに時間もたつし、仕事の質もスピードも落ちるし…。みたいなことが起きますね。辛いですね。そこの風通しのよさをいかに作るのか、非同期でもテキストでもコミュニケーションができる風土や、話がしたかったらちょっと声かけて通話するとかがイージーな関係性を築くことが必要ですよね。
「誰に聞いたらええかわからんのよ」の加速
『誰に聞いたらええんか問題』は割と職場あるあるだと思います。『誰に聞いたらいいかよく知ってる先輩』に聞くのが、リアル出社時の秘伝技だったり。
今までリモートが前提でない環境だった場合・かつ問い合わせ先が明確になっていない企業の場合はまぁ困ることになります。人事部なのはわかるけど、人事部の誰なのよ。口頭伝来ばっかしてるとこうなる。特にそういった環境下で新入社員がリモートで加入したりすると、何を誰に聞いたらいいかわからなさすぎて路頭に迷う。
会社によっては「この案件を進めるなら、法務部のチェックが必要」「これをするなら総務に申請が必要」といったルールがあると思いますが、動線が不明確の場合はそれに気づかず事故るケースもありますよね。これは出社してても起こる問題なので、リモート以前なんだけど……。
部署内でその辺のナレッジが共有されていたり、相談しやすい環境になっているならそれに越したことはないのですが、そこそこ部署が入り乱れている規模の企業だと、そのあたりの『属人的な問い合わせ先』を知ってるか知らないかで大きく変わってしまいます。だからこそ、属人性に頼らない問い合わせ先の整備なんてのが大事になるんだなぁと思うわけです。話が少し逸れているけど、キャスター社のこの仕組みは素晴らしいと思うの。
気になったことは気軽に聞こうの精神と、その透明化
先述したTeamsでは、「こんなことできますか？」「この現象私だけですか？」といった質問が飛び、当該部署の人や、たまたま答えを知ってる他者が回答したりする環境ができました。とはいえ書き込むのはまだまだ限定的。ちょっと専門的っぽい質問も多かった。
このような場所で質問が飛び交ったり解決しているのを目の当たりにすることで、「自分だけかな？」「自分の知識が足りないだけかな？」と抱え込んでいる疑問や、ちょっとした改善ができないのかという相談が出るといいな、実はその業務もっと楽にできまっせ！という気づきを得られたらよさげやな…と考えていました。
そこで開催したのが先述した『実はよくわからん業務』を話し合う座談会です。「この時間はわからんことを話す時間や！！」と決め打ちして実行することで
- わからんを共有する（「あ、私もそれ知りたい！」）
- 答えを知ってる人がいればそこで解決する
- 解決しないなら『複数人がわからん状況』として課題化させる
聞くだけでもいいので参加しちくりー！と宣伝・実施するとまぁそこそこ集まって、『誰に相談したらええかわからん』事案の『誰』が居合わせてパーフェクトな解決を見せたり、質問が新しい質問を生んで議論が発生したり、良い時間になりました。
極端な話、「それってこの関数使ったら秒ですよ！！」みたいなね。案外そういうので悩んでる例もあるんですよ。マジで。
こんな会を設けなくとも気軽に質問相談ができたらいいに越したことはない
リアルタイムで集まると話題が膨らんで楽しいですね。非同期コミュニケーションにはない形でスルスルと解決していくのは想像以上に良かったです。
- 他の人が質問している姿が見える
- 質問するハードルを下げる
- 聞きやすい空気ができる
- 割とみんなが困っている事象が見えてくる
- 根本的な解決に向けた手が打てる（業務プロセスの見直し、システム設定の見直し、何かしらの研修の実施等）
…といったような効果も期待できるので、一度集中的に「よくわからんことを集める会やろうぜーー！！！！」とイベントにしてしまうのはアリだと思いました。こんなことせずに、普段のチーム会だったり、日々の業務の中でも相談が軽くできたらよいんですけどね。そのハードルがどこかしらあるなら、そういうのを取っ払った場を設けて、徐々に心理的ハードルを下げていければいいのかなと思いました。
企業規模や今までの文化的に『知る人ぞ知る』『担当が属人的だけどそれほどオープンになってない』みたいなことのオンパレードではあるんですけど、個対個で疑問・解決サイクルを回して閉じるのではなくて、その疑問や解決がオープンになることで多くの人が助かったり、そもそもの見直しを進めるきっかけになったり…徐々にやっていけるかなー…といった感じです。
案外「わかってない」こと多いですよ。ＤＸだなんだ言う前に、基本的な知識やスキルの水準を一定にするだけでも業務効率はググっとあがるような気がします。
