ChatGPTを使った等身大の業務改善。ChatGPTを仕事に役立てるってどういうこと？

「ChatGPTを仕事に活かそう！！」と言われましても具体的にイメージが沸かないな…「調べ物とかに？いいかもな？」とお思いの皆さん。私も割とそういった部類でした。無理に活かさなくてもいいし、この考え方だと目的と手段が逆転してしまいます。

どんな活かし方があるかいな？と世の中の活用例紹介記事を見てもあまりピンと来ず、ITエンジニアでもないしなぁ…と避けていた方もいるでしょう。

今回は、「今の業務がちょっとは楽にならねえかな」という視点を入口に、その相談相手としてChatGPTくんを使ってみたよ、という私自身の最近の例を紹介してみようと思います。とても具体的な例を紹介しても参考にならないので、ある程度抽象化して他の業務にも転用できるヒントになるといいなあ～と思ってます。

……って記事を書くには1年遅くないですか？と思いますが、この記事は「なんか話題だったけど活用方法がよくわからんかったな」と思いつつ今に至っている方を対象としています。そう、まさに私のような…。

エクセル/スプシの関数をChatGPTに相談する

たぶんこれが一番お手軽です。「こんなことできないかな？」とgoogle先生に聞いても、自分のやりたいことにぴったり当てはまらない記事も多い。痒いところに手が届かないことがある。そんなときこそ、GPTくんの出番です。

「シート1のA～E列に採用候補者リストがあるのだけど、C列が『エージェント』となってる列だけ別シートに転記する方法はある？」

のように、具体的な作業を相談するといいでしょう。下がそんな感じの問いですね。このときはfilter関数を知っていたのでその応用を聞いているのですが、filter関数を知らない場合は上記のような聞き方でfilter関数を導き出してくれます。

他の例だと、「関数を使うときに『シート名』も参照してえな～～」と相談したりしました。Xlookup関数で、「202401」のシートや「202402」のシートを指定して参照したい時ですね。

エクセルやスプレッドシートの自動化の相談

これも「こんなことできねえかな」の相談ですが、マクロやGASに手を出す感じですね。これこそgoogleで検索して実践しているブログに辿り着いても、どう自分の環境へ落とし込めばいいのかがわからないでしょう。

具体的にこういうことがしたい…というオーダーメードの依頼に対して答えてくれます。結果を見て細やかにカスタマイズもできます。

googleカレンダーの予定をスプレッドシートに書き出す

例えば、「googleカレンダーに書いてある予定をスプレッドシートに毎日書き出す」的なことをやりました。

今回はGoogle Apps Script(GAS)で自動化を実現したいので、1の方法を詳しく聞きます。

スクリプトが表示され、『ここにGoogleカレンダーのIDを入れるんやで』とか、スクリプトの実行方法を教えてくれます。スクリプトを試しながら

当日の予定だけ書き出してほしい
日時だけじゃなくて時刻まで書き出してほしい
スプシの一行目に見出しをつけたい
カレンダーの参加者も書き出してほしい

などリクエストを加えて完成です。

スプレッドシートのデータを自動的に更新する

非常にざっくりした内容ですけど、例えばslackの「ワークフロー」機能から、またはgoogle formで自動的に更新されたスプレッドシートに対して、必要な情報だけを別のシートに転記していく…なんてこともできますね。

よくやるのは「シート2のリストには存在しないデータが、上記のような流れでシート1に追加されていないかを定期的に確認し、あればシート2のリストに追記する」など。こうやって書き出すとこの用途はなんだ？と思ったりもしますが…（元データは見せられないけど、一部抽出したデータだけは誰かに提供したいときとかに使えます）

スプレッドシートで用意したリストを元にメールを送る

リストに宛先、宛名、残業時間を用意して、『＜宛名＞さん、あなたの残業時間は＜残業時間＞です』というメールを送るようなことも相談しました。これは以前エクセル×power automateで実現したことがあります。宛先と宛名と一部の内容は違うけど、他の文章は同じメールを複数人に送りたいケースって結構ありますよね。