ぽちぽちとpower automateを使って遊んでいます。なんか遊んでるって感覚だよなぁ。仕事自体をしているというより、仕事をラクにする遊び。こういった仕組みを構築できていくと、元データの作り方を考えたり、物事の進め方の発想の仕方そもそもが変わっていったりするので脳汁がドバドバでますね。
さて、前回に引き続いて、ささやかな業務改善ができたのでお知らせします。
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今回はメールの配信についてです。
似たようなメールをいろんな人に送りたい
例えば以下のようなシチュエーションがあるとします。
たろうさん、じろうさん、さぶろうさんそれぞれ昇格試験を実施する。時間や会場を連絡するぞ！
この場合、たろうさん宛のメールに開始時刻と会場を、じろうさん宛のメールに開始時刻と会場を…とそれぞれ似たようなメールを作る必要がありました。
いや365の予定表で入れなさいよと思うんですけど、すいませんサンプルで作ったのがこういうのだったので。
それが、power automateを使って、こんな感じで組むことができます。
前回の記事と比べて随分すっ飛ばしてしまった。
手動でフローをトリガー
→エクセルの行を取得する（用意したリストを選択）
→outlook「メールを送信する」を選択
これで上記のような選択画面が出ます。取得したリストの中から、「これをメール本文に置くよ」って指示してあげればよいです。
リストはちゃんとテーブル形式で用意する必要があります。これはお忘れなく。
Tips メールのCCも設定したい
先程のメール作成画面の「詳細オプション」からCCを設定できます。固定で誰かをCCに入れたいなら直接入力でいいですし、宛先に対応したCCを設定するなら、予めリストでもCC入れるべき人のアドレスも入れておけば、ToたろうCCはなこ、ToじろうCCともこ みたいなことも可能です。
もしCCに複数人入れたい場合は、「;」で区切ってあげる必要があるのでご注意を。
Tips 添付ファイルをつけたい
添付ファイルのバリエーションをつけるのはまだわかりませんが、同じ添付ファイルでよいなら、つける方法があります。onedriveにファイルをアップロードしておいて、フローの中でそれを呼び出し、添付することができます。
具体的な手順は以下の記事がとても参考になりました。
Microsoft Flowで添付ファイル付きメールを送信する方法 | Windows777技術屋さん
Tips 共有メールアドレスから送りたい
個人アドレスではなく、例えば部署の代表アドレスや、採用専用アドレスなどから送りたい場合、「詳細オプション」の中に差出人を設定するところがありますので、そこでメールアドレスを設定すれば送信できます。（自分が送信権限があるアドレスのみ）
ただし、共有アドレスの送信済ボックスにメッセージが残らないので（自分の送信済みに残る）注意が必要です。
こういったメール配信でのメッセージ置換は、採用をやったことがある人だとリクナビやマイナビやビズリーチみたいに、メッセージのテンプレを作って、宛名や大学名だけ置換させる、みたいなことに通じることがあるのでとっつきやすいと思います。
簡単なサンプルで紹介しましたが、現職においては
「A部長、○○さんの勤務が締まってないからよろしくな！」みたいなメールの赤字部分を変えていろんな人に送ったりするのが楽になりそう。
メール定形で、リストさえ更新すれば良いということは、例えばこのリストも何かしらのデータと連携して自動更新させるとかもできますよね。
Formsで回答がある→それらを読み込んでメール本文に当てはめて→送信！
みたいなこともチョロい。
こういったキーワード置換はメール以外でも活用できる例がありましたので、紹介しておきます。HTML打ってるのはページの整形用かな。
