お題「#おうち時間」
２月下旬くらいから「在宅勤務が推奨」となり、４月上旬からは「原則在宅勤務」となった。メールやteamsが使え、onedriveでファイル管理もできるため、持ち出し用のPCを貸与されていれば、「まぁ家でも仕事できんことはない」体制ではあったが、仕事の進め方がアナログ準拠、オフィス前提な部分もあったため、「在宅勤務」というものがきちんと整備されていない中での経営判断だった。
（とはいえ、ほんまに物理的に出社せなアカン業務がある人や、出社せなアカン業務があるという思い込みが捨てられず出社している人ので、全員が全員在宅というわけではないのだけれど…）
ということで、バックオフィス系の仕事をしている私が、在宅勤務２週間続けて気づいたことなどをまとめてみる。
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窓口の統一/シェアが必要だ
社員からの問い合わせ対応、リアルオフィスであれば電話でもメールでわからないことがあっても、「横にいる他の担当」に「こんな質問きてるんだけど」という会話をすることができた。
在宅だとそれができない。それをするコミュニケーションコストが+αで発生する。答えられる人に質問が集中し、その人がどう回答してるかのシェアが難しい。
聞き手は「とりあえず誰かに聞きゃいいだろ」精神で電話・メールをするが、その対応の様子が在宅だと見えづらくなる。
だからこそ窓口の統一/シェアが必要だ。共有のメールアドレスなど一本に問い合わせ先を絞る。絞った先で担当者たちが状況をシェアしている状況が好ましい。このメールはもう対応した、この問い合わせ内容には過去こうやって回答していた。こういったことの可視化が必要だ。回答にはテンプレを作るのも有効だ。
そして、問い合わせする側への誘導も必要だ。「社内の人間であれば社内がどういう状況かわかってんだろ今は原則在宅なのにオフィスの番号にかけてくるその神経はどうなってるんだ」という言葉をぐっと堪えながら共有窓口へ誘導していきたい。必要に迫られて出社してるメンバーがいる場合、その方が電話番みたいになり負荷が偏ってしまう。共有のメールアドレスを使ってはいるものの、こういうとき、メールワイズみたいな共有アドレスのステータス管理に優れたツールがあるといいんだろうな。本来は顧客対応をイメージしたサービスなんだろうけど…。
あるいは、こういった問い合わせがそもそも起きないよう、FAQなどを充実させておくのも手かな。よくある問い合わせのシェアや、聞きたくなったらそれなりの精度で返してくれるチャットボットであったり…。
また、「人事総務への質問」みたいな掲示板やチャットルームで、他の人の質問や回答が見えるようになっていてもいいかもしれない。人事への質問は個人情報にかかる部分があるから、質問のシェアはハードルが高いが、勤怠システムの問い合わせみたいな汎用性高いものはテンプレ回答で対応できる。
情報・状況の共有が必要だ
とにかく「自分が何をしているか、言わなきゃ相手に伝わらない」「他のメンバーが何してるか、ほんとわかんない」。すごい。自分の仕事が捗ると言う一面もあるが、一緒に進める系の業務においては、いつも以上にコミュニケーションが必要となる。
「情報」だけでなく「状況」のシェアは重要だ。これは自分も積極的に発信していく必要がある。
このため、部署内連絡くらいはメールじゃなくてTeamsにまとめようと部署内に嘆願した。メールは「情報共有」ではなく「情報伝達」だ。ほかの人が見ても共有できる場づくりというのが、リモートワーク時には欠かせない。
表現の工夫が必要だ
メールやチャットベースのやり取りになると、簡潔な表現が求められる。たらたら書いてても伝わらない。「相手に必死に読み解かせなきゃいけない」依頼文書は、依頼側の怠慢だ。（言い過ぎか？）
チャットベースのやり取りをしていて痛感する。「○○様 お疲れ様です。 ～～～～～～～、 以上、よろしくお願いいたします。」の構文、毎回ダルすぎる～～！メールのラリー続ける中でもお疲れ様を言い続けて、俺達は永遠に疲れていってしまう。疲れることが美徳なのか？
文章ベースになると見えてくることもある。やたらまどろっこしい、敬語（のような何かが）もりもりの文章は、この記事を読んで「いろいろバリアや予防線を張っている文章だったのか」という発見があった。というかこの記事、発見が多い。文章をダイエットすることで、プラスアルファ「あなたらしさ」を添えていくというのはおもしろい。
「させていただきました」など敬語を繰り返してしまうのは、主張したいけど嫌われたくないという心理があるからです。
また、webベースの会議になると、紙をパラパラめくって進行していたころの常識を改めることになる。会議の目的を明確にする。資料は簡潔にする、ちゃんと話を聞く。何が言いたいのかはっきり言う。…ってなんだ、これ普段の会議でもそうあるべきじゃないか。
運動が必要だ
急に仕事が関係なくなったぞ。
とはいえ完全に運動不足になる。驚くほど運動不足になる。通勤ってそれなりに大事な散歩時間だったなと思い知る。私は消費エネルギーが減ったのか食事量が減ってさらに痩せそうになっている。困る。
当ブログでは何度も紹介してきたが、フィットボクシングとリングフィットアドベンチャーはインドアでエクササイズするのにぴったりだ。ちょっと気が滅入って進行が遅れている。（あと、どうぶつの森に夢中だ）
フィットボクシングはダウンロード版もあるから良いが、リングフィットアドベンチャーは今なお入手が難しい。そもそもスイッチ自体も供給がアップアップになっているようだ。
そんなあなたに、フィットボクシングはなんとトレーニング動画を公開している。適度な運動量で肩腰の血行がよくなるのでトライしてみてはいかがだろうか。
体を動かすことは、運動不足解消だけでなく心のリフレッシュにもつながる。ただでさえコロナコロナで心が参り、仕事の進め方も普段とは違うようになっているのであれば、知らぬ間に負荷がかかっているだろう。気分転換は重要だ。
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環境の切り替えが必要だ
仕事の話に戻る。
在宅勤務を行う上で大事にしているのは、切り替えだ。家だと誘惑が山程ある。会社にいてもスマホやブラウザの中に誘惑はそれなりにあるが、家はその比ではない。
「パジャマからちゃんと着替える」だとか「仕事部屋をちゃんと分ける」とか。そういったオンオフの切り替えが大事だ。出社ってある意味その儀式だったのかもしれない。私は「部屋を変える」ことを出社として、それなりに切り替えている。（寝室だが…）
部屋の数や広さによっては難しいかもしれない。学校が休校で子供が家にいるのでなかなか…という声も聞く。うーーーん。家にいる側も気を遣ってしまうのが難点だ。
在宅勤務は「そういう環境を整えたうえで実行する」"選択肢"として整備されるべきだと思っていたのだが、今回のように準備も整っていない中でいやおうなしに…みたいになると、難点ばかり出てきそうな不安もある。
椅子と机が必要だ
ローテーブルで長時間作業は腰が死んでしまう。オフィスがいかに仕事をする環境だったかを痛感する。
過去に購入していた簡易な机を使い、ベッドに腰かけて仕事をしている。椅子が必要だってどの口が言ってるんだ。
あとディスプレイを購入した。持ち出し用のノートPCは、持ち出し用というだけあって小さめだ。具体的に言えばsurfaceだ。（pro6）
surface、なんでおとなしくHDMIケーブル搭載にしてくれなかったのかと呪いたくなる。mini display portって何…。外付けディスプレイを買うにも、変換アダプタを買う必要があったので高くついた。（間違えてdisplay port変換を買ってしまったりもした。これは自分が悪い）
接続のあれこれについては以下の記事を参照されたし。デュアルスクリーンで使うには机の広さが足りないので、surfaceは基本閉じたまま、セカンドスクリーン表示で使っている。（そのため、surface専用キーボードが使えなくなったので、ワイヤレスキーボードも買い足した）
ディスプレイが大きくなるだけで作業効率がだいぶ高まっている。
プリンストン 液晶ディスプレイ 19.5型 (1600×900/VGA×1,DVI×1/ブルーライト軽減/フリッカー削減/スピーカー内蔵) HTBNF-20W
- 発売日: 2018/08/03
- メディア: Personal Computers
そんな高いのもええかぁ、と思い買ったのがこれ。結局mini display port→VGAの変換器を買って使用している。キーボードとマウスは以下の通り。
エレコム キーボード ワイヤレス (レシーバー付属) メンブレン 薄型 フルキーボード ブラック TK-FDM110TXBK
- 発売日: 2019/03/25
- メディア: Personal Computers
エレコム マウス Bluetooth (iOS対応) Sサイズ 小型 3ボタン IRセンサー 省電力 ブラック M-BT12BRBK
- 発売日: 2013/11/09
- メディア: Personal Computers
外出自粛中なので取り急ぎamazonで取り寄せたのだが、まぁなんとかなっている。本来はヨドバシ等で実物を見ながら買いたかった。
気楽なザツダンが必要だ
ザツダンも必要だ。人と話す機会がトンと減る。気が付かないうちに画面に夢中になってしまう。普段と違う仕事の筋肉を使い続けると疲れてくる。視野が極端に狭くなりもする。
準備の整わないうちに在宅となり、ノウハウが全然ない！みたいなこともあるだろう。部署内はもちろん、会社内で在宅勤務している方々と悩みやノウハウをシェアする場があると良い。肩ひじ張った「意見交換会」ではなく、「ザツダン」くらいがいいと個人的には思っている。
以前、サイボウズのチームワーク総研がオンラインザツダンの場を提供してくれたので参加した。
昨日は無料オンラインイベント「テレワークについて『ざつだん』しよう」を開催しました。それぞれの疑問、実際に長期間在宅をして感じたことを話し、知見を共有しあう有意義で楽しい時間でした。
— サイボウズチームワーク総研 (@cybozuteamwork) March 12, 2020
議事録と感想はGoogleドキュメントでリアルタイム共有。今後もテーマを変えて実施する予定です(^^) pic.twitter.com/ToAJUVMaeV
これがまぁよくてよくて。。
学びがたくさんあった。他企業の悩みやノウハウが聞けたのもよかったけれど、自分たちの困りごとをシェアして、アレコレ話して…という感覚がとてもよかった。語彙。
さっそく社内でも開催してみた。それなりに参加してもらえ、「こういうザツダンの場があるのは良い」という共通見解をいただけた。ちょっとした悩みを相談できたり、「自分が当たり前にやってること」が実は他者には有益な情報だったり、ということが露見してくる。すごい出てくる。
「これって駄目なんですかねー」「それは前全社メールで緩和されてたよ」みたいな具合だ。今まで以上に情報が飽和状態になっているのを感じる。キャッチできるできないの差が激しい。もちろんそれはグループウェア・伝達の仕方にも問題はあるのだが…。
そういった「状況」をシェアできる場づくりというのは、議事録には残せない価値があるのだ。
楽しみが必要だ
これは在宅がどうのではなく、昨今のコロナ対応…外出自粛のさなかにおいての課題だ。楽しみにしていた予定がどんどんなくなっている方も多いだろう。見に行くはずだったプロ野球のカードはなくなり、ちょっと先に控えるゆずのライブもどうなるかわからない。この状況がどれだけ続くかもなかなか先が見えない。
とはいえ、インドアを楽しめる夫婦でよかった。どうぶつの森をはじめ、家でも楽しめるエンターテインメントがある。フレンドの島に遊びに行ったりして、交流もできている。
クレナイ島たのしいー #どうぶつの森 #AnimalCrossing #ACNH #NintendoSwitch pic.twitter.com/GgadmxLunq
— でご (@dego98) April 12, 2020
けけアイドルを歌うシュバルツ見て #どうぶつの森 #AnimalCrossing #ACNH #NintendoSwitch pic.twitter.com/uy0GTzdlxW
— でご (@dego98) April 13, 2020
ちゃんでご #どうぶつの森 #AnimalCrossing #ACNH #NintendoSwitch pic.twitter.com/AQSLM3jGdu
— でご (@dego98) April 8, 2020
仕事は在宅、休日も家。こうなるとオンだかオフだかなんだか麻痺してくることがある。日々の楽しみに、家で味わえる何か、そういったゆとりが必要なのだと思う。
ただ、どうぶつの森に夢中になるあまり、 気がついたら「朝どうぶつの森で島の様子とカブ価を見る」→「仕事する」→「夜どうぶつの森で島のみんなと遊ぶ」で１日が終わってしまいそうになる。危ない。 dego98.hatenablog.com
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最後に
少し話がそれた。
withコロナの状況下、働き方をはじめ、さまざまな「当たり前」が見直されてきている。変えよう変えようと思っていたようなことに対して、ある意味追い風になっている部分もある。
コロナだから突発的にこうした、ということもあるが、普段のやり方から見直していくことで、より快適で効率的で、生産性の高い職場環境を生み出すチャンスでもある。
今回のコロナ問題によって「とりあえず社員を守るために、いろいろ管理上の心配はあるが、ええいっ、いったん社員を信用しよう」と緊急的にリモートワーク導入へ舵（かじ）を切った。経営者としては、“一時的措置”のつもりだったかもしれませんが、「会社から信じてもらえる喜び」と「リモートワークのメリット」を一度知った社員からすると、後戻りはあり得ないわけです。元に戻そうとしようものなら、「は！？ それって、私たちのことを信用できないということですか？」と不満が噴出するのは容易に想像できます。
（中略）
今回の“リモートワーク導入アクティビティー”を成功させることができたとしたら、その人たちは失敗を恐れず試行錯誤できる“イノベーション体質”に変われたことになると思うんです。「どうする？ どうする？」「今のやり方だとうまくいかないね」「次はこうしてみない？」とやっていくうちに、「いつのまにか生産効率が5倍になる方法見つかっちゃったね」と笑っているような会社が増えるチャンスだと思います。
この記事にもあるように、今回の在宅勤務対応等は臨時措置であり、終わったらもとに戻る…なんて考えていてはいけない。紙ベース、アナログベースの仕事の見直しであったり、在宅勤務での勤務体制であったり、様々な取り組みによって、今までと同じような成果を出そうともがいている。そもそも「出すべき成果」ということの見直しも行われているかもしれない。
なんだ、アレはやめていい業務だったんだな。こういうやり方でやったほうがラクだったな。そういったことを積み重ねていきたい。
…といったことを、在宅勤務をしながら、当事者としても、バックオフィス担当としても感じている。今こそ現場の業務改善を吸い上げて、企画やカタチとしてマネジメントサイドへ提案していくべきタイミングだ。
在宅勤務を続けて2ヶ月位経った
